LLP/ERASMUS DEĞİŞİM PROGRAMINDAN

YARARLANMAYA HAK KAZANAN

ÖĞRENCİLER İÇİN

GEREKLİ BİLGİ VE PROSEDÜRLER

 

Sevgili Erasmus Öğrencileri,

Avrupa’da eğitim alma yolunda Erasmus öğrencisi olmaya hak kazanarak ilk adımı atmış bulunmaktasınız. Bu yolda emin adımlarla ilerleyebilmeniz için, bundan sonra aşağıdaki işlemleri doğru ve dikkatli bir şekilde tamamlamanız gerekmektedir.

 

Yurtdışına Gitmeden Önce:

 

  1. Seçildikten sonra bölüm koordinatörünüz (bölümdeki Erasmus değişimi işlemlerinden sorumlu koordinatör) ve Uluslararası İlişkiler Ofisi’yle sürekli irtibat halinde olmalısınız. Gideceğiniz üniversitenin son başvuru tarihini (web sayfasından) öğrenip karşı kurumun istediği belgeleri araştırmanız gerekmektedir. Bazı üniversitelerin belirli bir son başvuru tarihi olmayabilir. Bu durumda, Uluslararası İlişkiler Ofisi ile irtibata geçiniz.
  2. Gideceğiniz üniversitenin Application Form (Başvuru Formu)’unu doldurup karşı tarafa gönderdikten sonra kabul edildiğinize dair başvurduğunuz üniversiteden KABUL MEKTUBU (Letter of Acceptance) belgesinin gelmesi gerekir. Bu belge, hem vize işlemleriniz için hem de Erasmus hibesini alabilmeniz için gerekli bir belgedir. Bu belgenin üzerinde yazılan tarihlere göre Erasmus hibesi hesaplanır. (Bkz. 11. Erasmus Hibesi)
  3. Yurtdışına gitmeden önce aşağıdaki belgelerle ilgili gerekli işlemleri yerine getirmeniz gerekmektedir. Bu belgeler doldurulurken kodlar tablolarından faydalanabilirsiniz:

a)           Öğrenim Anlaşması

b)           Tanınma Belgesi

c)           Sözleşme

d)          Bilgi Formu

e)           Hesap Bildirme Formu

f)            Harçsız Pasaport Yazısı

g)           Elçilik Yazısı

h)           Erasmus Öğrenci Beyannamesi (Erasmus Student Charter)

i)             Arrival/Departure Form

 

a)      Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement):

 

Misafir olacağınız üniversitede alacağınız derslerin belirtildiği, hem ev sahibi kurumun temsilcilerinin hem de kendi kurumumuzun temsilcileri tarafından onaylanan bir belgedir. Bu belgeyi bölüm koordinatörünüz ile birlikte doldurmanız gerekir. İleride yapılacak değişiklikler belgenin değişiklikler kısmına eklenerek tekrar imza prosedüründen geçirilmelidir. 3 orijinal belge şeklinde olmalıdır. Biri sizde, biri Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde biri ev sahibi kurumda kalacaktır. ÖNEMLİ: Bu belge, kesinlikle yurtdışına gitmeden önce, koordinatörler tarafından imzalandıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim edilmelidir. Aksi halde Erasmus hibesi verilmez.

 

b)     Tanınma Belgesi (Recognition Sheet):

 

Misafir olacağınız üniversitede alacağınız derslerin kendi üniversitenizde hangi derslere eşdeğer olduğunu gösteren belgedir. Sizin imzanız, bölüm koordinatörü ve Erasmus Kurum Koordinatörünün imzalaması gerekmektedir. Bu belge, alacağınız derslerin döndüğünüzde tanınacağını garantileyen bir belgedir. 3 orijinal belge şeklinde olmalıdır. Biri sizde, biri bölüm koordinatörünüzde, biri Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde kalacaktır. ÖNEMLİ: Bu belge, kesinlikle yurtdışına gitmeden önce, koordinatörler tarafından imzalandıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim edilmelidir. Aksi halde Erasmus hibesi verilmez.

 

c)      Sözleşme:

 

Öğrencinin Erasmus kapsamındaki sorumluluklarını belirten ve öğrenci ile kurum arasında imzalanan bir belgedir. ÖNEMLİ: Bu belge, kesinlikle yurtdışına gitmeden önce, imzalandıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim edilmelidir. Aksi halde Erasmus hibesi verilmez.

 

d)     Bilgi Formu:

 

Erasmus kapsamındaki genel bilgilerinizi içeren bir belgedir. ÖNEMLİ: Bu belge, kesinlikle yurtdışına gitmeden önce, imzalandıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim edilmelidir. Aksi halde Erasmus hibesi verilmez.

 

e)      Hesap Bildirim Formu

 

Gitmeden önce alacağınız hibenin yatırılabilmesi için Ziraat Bankası Çorum Şubesinden bir döviz hesabı açtırmanız gerekmektedir. Bu forma açtırmış olduğunuz hesap bilgileri yazılacak ve form hesap cüzdan fotokopisi ile birlikte Uluslar arası İlişkiler Ofisine teslim edilecektir.

 

 

f)       Harçsız Pasaport Yazısı:

 

İlk kez pasaport çıkartacaksanız, Nüfus Cüzdanı fotokopiniz ile birlikte Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne başvurduğunuzda, Emniyet Müdürlüğü tarafından verilecek olan pasaportunuza bu yazı sayesinde pasaport harcı ödemeden başvurabilirsiniz.

 

g)      Elçilik Yazısı:

 

Vize işlemlerinizde kolaylık sağlanması için hazırlanan belgedir. Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından hazırlanıp verilir.

 

 

 

 

h)     Erasmus Student Charter:

 

Erasmus kapsamındaki hak ve sorumluluklarınızı belirten bir karttır. Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından verilir.

 

i)        Arrival/departure form:

 

Ev sahibi kuruma ulaştığınızda oradaki yetkili kişiye imzalatmanız ve aynı şekilde dönmeden önce imzalatmanız gereken belgedir. Boş formu alarak ev sahibi kurumda bu belgeyi imzalatmanız gerekir.

 

  1. Yukarıda belirtilen belgeler, elektronik ortamda doldurulduktan sonra imzalanmış şekilde Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne iletilmelidir. Elle doldurulmuş belgeler kabul edilmeyecektir.
  2. Pasaport ve vize işlemlerine kabul mektubunuzu aldıktan hemen sonra başlamanız tavsiye edilir.
  3. Pasaport ve vize işlemleriyle ilgili gerekli resmi belgeler Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından verilir. Bunun dışındaki pasaport ve vize işlemlerini kendiniz yürütmeniz gerekmektedir.
  4. Karşı kurumun istediği belgeleri bölüm koordinatörüyle araştırarak, gerekli işlemleri yerine getirin.
  5. Sağlık sigortasıyla ilgili düzenlemeler size aittir.
  6. Erasmus öğrencisi, sadece kendi kurumuna eğitim harcı öder. Ev sahibi kurumuna hiçbir eğitim masrafı ödenmez. Dönem başında kayıt yenilerken ders kaydı yapmanıza gerek yoktur sadece harç dekontunun bir nüshasını Öğrenci İşleri’ne, fotokopisini ise Uluslar arası İlişkiler Ofisine ibraz etmeniz gerekmektedir.
  7. Bir dönem için 30 ECTS (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) kredisi; iki dönem için 60 ECTS kredisi alıp dönmeniz gerekir. Bir dönem için en az 20 ECTS kredisini başarıyla geçip dönmeniz gerekmektedir, 20’den az olduğu takdirde başarısız sayılırsınız ve Erasmus hibesini geri ödemek zorunda kalırsınız. (ECTS kredisi: Ulusal krediden farklı olarak Erasmus değişimi için uygulanan kredi transfer sistemidir)

 

  1. Erasmus Hibesi:

Ulusal Ajans tarafından belirtilen öğrencilere verilecek Erasmus hibe hesaplaması (aylık) aşağıdaki gibidir:

 


Kategori

Aylık Hibe (€)

Ülkeler

I

300

Letonya, Litvanya, Polonya, , Güney Kıbrıs Rum Kesimi, Estonya, Bulgaristan ve Romanya,

II

400

Slovak Cumhuriyeti, Çek Cumhuriyeti, Macaristan, Portekiz, Yunanistan ve Malta, Slovenya

III

500

Hollanda, Lüksemburg, İtalya, İspanya, Belçika, Fransa, Almanya ve Avusturya

IV

600

Finlandiya, Danimarka, İsveç, İrlanda, Birleşik Krallık

 

 

 

 

Tam ayı geçen süreler için aşağıdaki hesaplama dikkate alınır:

 

1-3 gün

4-10 gün

11-17 gün

18-24 gün

25 gün ve üzeri

0

1/4 aylık hibe

2/4 aylık hibe

3/4 aylık hibe

Aylık hibe

 

Erasmus hibesi, karşı üniversiteden gelen “Kabul Mektubu” belgesi üzerinde belirtilen tarihlere göre hesaplanır.

 

Erasmus öğrencisine, gitmeden önce hibenin %80’lik kısmı ödenir. Kalan %20’lik kısmı ise öğrenci en az 20 kredilik derslerden başarılı olur ve gerekli tüm belgeleri Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne ulaştırırsa ödenir.

 

 

Program dönüşü yapılması gerekenler:

 

  1. Yurt dışındaki eğitiminizi tamamlayıp Türkiye’ye geri dönmeden önce ev sahibi üniversiteden mutlaka “Katılım Sertifikası” belgesini ve “Transkript” belgesini almanız ve bu belgeleri Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim etmeniz gerekir. Erasmus hibesinin %20’lik kısmı “Katılım Sertifikası” üzerinde belirtilen tarihlere göre hesaplanır ve ödenir.
  2. Karşı üniversiteden alınan “Transkript”, orada aldığınız derslerin Hitit Üniversitesi’nde sayılabilmesi için Erasmus Bölüm/Fakülte Koordinatörüne iletilir. Aldığınız notların Hitit notlarına çevirme işlemi Bölüm/Fakülte tarafından yapılır. Daha sonra Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile bu belge ve notlar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na gönderilir.
  3. Yurtdışından döndükten sonra, son olarak rapor formunu doldurarak Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim etmeniz gerekir.  

 

  1. Kısa bilgiler:

 

Hitit Üniversitesi Erasmus ID Kodu: TR CORUM01

Hitit Üniversitesi Erasmus Kurum Koordinatörü: Prof. Dr. Serdar KILIÇKAPLAN

                                                                                       

 

ECTS: Avrupa Kredi Transfer Sistemi

 


Başvuru için gerekli belgeler

 

 

HİTİT ÜNİVERSİTESİ USLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ

 

İletişim:

 

 

Özge ERTEK                                                   

Tel: 0 364 219 19 37

Fax: 0 364 219 19 37                                                                 

E-mail: ozgeertek@gmail.com , erasmus@hitit.edu.tr                          

Adres: Hitit Üniversitesi

                  Uluslar arası İlişkiler Ofisi

                  Ulukavak Mah. Adnan Özejder Cad. No: 61 Çorum